「なかなか求める人材に出会えない」「内定辞退が多い」──そうした採用課題を抱えている場合にまず考えたいのは、採用プロセスの改善です。

採用プロセスとは、採用計画の策定から入社後のフォローアップまでの一連の流れを指します。今回は、このプロセスを最適化する改善方法と、成功事例についてご紹介します。

採用プロセスの改善が大切な理由とは？

そもそもなぜ、採用プロセスの見直しが重要なのでしょうか？

採用効率の向上につながる

採用プロセスを見直すことで、時間とコストが効率良く使えるようになり、採用活動の質も高まります。採用課題にも気づきやすくなるでしょう。

新卒採用と中途採用の「プロセスの違い」

新卒採用と中途採用では、プロセスに大きな違いがあります。

新卒採用：学生の卒業時期から逆算して計画するため、スケジュールが固定される
中途採用：通年で行われることが多く、スケジュールは柔軟で自由度も高い

さらに厚生労働省は、企業の新卒採用について「大学3年生の3月1日から広報活動を解禁。大学4年生の6月1日から採用活動を解禁」と要請しています。(参考：厚生労働省 2024年現在）

こうした違いも意識しながら、一般的な採用プロセスの流れを振り返ってみましょう。

6つのステップで振り返る「採用プロセス」

採用プロセスを設計するためには、次の6つのステップを歩む企業が多いです。

▼ 採用計画の策定
まずは、企業の事業戦略に基づいて、必要な人材像や採用人数を明確にします。採用にかけられる予算、採用完了の時期も合わせて設定しましょう。

▼ 求人募集
求人情報を作成し、適切な媒体で公開します。最近では自社のWebサイトや求人サイトに加えて、SNSなどを活用した採用活動も盛んです。

▼ 企業説明会・セミナー
説明会やセミナーは、候補者に対して「企業の魅力や仕事内容」を直接伝えられる機会にもなります。オンラインで開催する企業も増えています。

▼ 選考・面接
候補者の中から、書類選考や面接を通じて選考を進めます。従来の面接だけではなく、
「カジュアル面談」を積極的に取り入れる企業も。企業と候補者の双方が、相互理解を深められるようにしましょう。

▼ 内定
選考を通過した候補者に内定を出します。給与条件や入社日など、具体的な雇用条件の提示と交渉も行います。

▼ 入社フォロー
内定から入社までの期間の不安を払拭し、継続してフォローします。特に新卒採用の場合、内定から入社までの期間が長いため、定期的なコミュニケーションや研修の実施が効果的です。

候補者とのコミュニケーションを大切にし、互いの理解を深めていくことが「長く活躍できる人材の採用」につながります。では、具体的な採用課題を解決するための「改善策」を見ていきましょう。

5つの採用課題から見る採用プロセスの改善例

多くの企業は、共通の採用課題に直面しています。ここではよく見られる「5つの採用課題」を取り上げ、改善策を考えてみましょう。

1｜応募が集まらない

この課題の根本には、「企業の魅力が十分に伝わっていない」という可能性があります。改善策として、企業紹介の情報をより魅力的なものに刷新してみましょう。「この会社でもっと働きたい、知りたい」と思わせるような写真・記事を発信し、候補者の興味を引き付けることができると思います。先輩社員の生の声を反映したインタビューや、社内イベントの様子などをレポートし、お届けするのも良いでしょう。

2｜ 求める人材と出会えない

従来の「待ち」の姿勢から、「攻め」のアプローチへの転換が有効です。ダイレクトリクルーティングを活用し、理想の候補者に直接アプローチすることで、マッチング率を高めることができます。SNSを活用するのも効果的です。

3｜ 内定辞退率が高い

内定辞退を抑えるには、候補者との信頼関係の構築がポイントになります。入社後の具体的な活躍イメージが描けるような情報を発信し、入社への期待感を持っていただけるようにしましょう。

4｜ ミスマッチによる早期離職

採用プロセス全体を通じて、企業と候補者の相互理解を促進させましょう。例えば、職場体験やインターンシップの機会を設けたり、入社後のフォローアップ体制を強化したりするのも良いかもしれません。配属先の先輩社員を巻き込み、新入社員のサポート体制を整えることもおすすめです。

5｜ 費用対効果が低い

かけている費用が適切かどうかを再検討し、採用計画を見直す必要がありそうです。効果が低い施策は縮小・廃止し、別のプロセスに予算を投入するなどして改善していきます。

いずれの改善策も、自社の状況に合わせたカスタマイズが必要になります。また定期的に効果を測定し、臨機応変に調整をかけていくことも大切です。

採用プロセスの改善策にも使えるnote pro

採用課題の根底には「コミュニケーションの問題」が多く潜んでいます。企業と候補者の間で十分な情報交換や相互理解が行われれば、課題解決につながる可能性も大きくなるのです。note proは、そうした「コミュニケーションの問題」にも十分貢献できます。

事例紹介｜プレイド

株式会社プレイドでは、採用プロセスの中の「カジュアル面談」にフォーカスし、事前理解を深める記事を作成しました。

面談フローの解説に加え、開発しているプロダクトの説明や開発チームの組織体制なども詳細にお伝えしています。

候補者へのヒアリング項目も具体的に公開しており、「カジュアル面談で何を話せば良いのだろう？」という不安が払拭される内容になっています。

こうした記事を発信しながら、採用プロセスを定期的に見直し、改善を続けていくことが重要になるのです。より詳しい「採用成功事例」は、下記からもご覧いただけます。

法人向けプラン 「note pro」の詳細はこちら